Comunicare con il vostro ospite

Scegliere il telefono o l’e-mail per un primo contatto

Pubblicato il 24 aprile 2012 Scegliere-il-telefono-o-l'e-mail-per-un-primo-contatto

Come rispondere alle varie richieste ricevute per l’affitto della tua casa vacanza? Ha più senso trattarle per e-mail o telefono?

In genere si presentano due casi. L’affittuario potenziale ti contatta direttamente per telefono o per e-mail compilando il modulo di contatto del tuo annuncio.

1. Quando un affittuario ti contatta per telefono, puoi discutere direttamente con il tuo interlocutore gli elementi principali d’informazione, quali le date di disponibilità, le tariffe, le clausole principali del contratto, la situazione geografica e i servizi di prossimità, ecc.

2. Ma quando un affittuario ti contatta via e-mail, come rispondere?

In un primo tempo potrai rispondere via e-mail, in particolare per permetterti di catalogare le tue risposte. Non esitare a indicare la tua disponibilità per qualsiasi informazione complementare e precisa naturalmente il tuo numero di telefono ed eventualmente gli orari in cui sei più facilmente rintracciabile a seconda della tua attività.

Sebbene tutto possa essere organizzato tramite posta elettronica, una conversazione telefonica è sempre una buona idea. Potrai chiedere facilmente ai tuoi futuri affittuari se hanno previsto di ricevere ospiti, se hanno animali domestici, bambini e precisare loro alcune delle tue condizioni come la clausola non fumatori o le modalità di prenotazione e di pagamento.

Inoltre una conversazione telefonica sarà per te un primo mezzo per escludere i truffatori. Potrai conoscere maggiormente i tuoi ospiti, l’età media, il motivo del loro viaggio e soprattutto stabilire una relazione di fiducia. Dopo tutto non perdere di vista che stai effettuando un affitto a distanza. Per i futuri affittuari è importante poter dare, se non un volto, almeno una voce alla proprietà selezionata. Sta a te quindi dimostrare la tua professionalità dando risposte chiare e concise.

Rispondendo tramite e-mail a una prima richiesta, puoi giocare in contropiede e proporre o un appuntamento telefonico o chiamare il tuo corrispondente per rispondere dal vivo alle sue domande.

D’altra parte una conversazione telefonica a volte può accelerare la transazione. Eviterai così i tempi di scambio di e-mail e ti accorderai direttamente sulle disponibilità, le tariffe, la modalità di pagamento in una sola volta!

Piccolo consiglio: come se dovessi animare una riunione, bada a restare sull’argomento per evitare le conversazioni interminabili. In caso di necessità prepara su un foglio un elenco di argomenti che desideri trattare con il tuo interlocutore.

A ognuno il proprio modo di organizzarsi. Gestisci le risposte via e-mail se questo mezzo di comunicazione ti è più congeniale, ma tieni a mente che una telefonata è sempre benvenuta e può risultare determinante!